Aktuality, nabídky a další ...

Tvorba vnitřních směrnic

27. březen 2015
tiskopisy

Vnitropodnikové účetní směrnice jsou stanovená pravidla, pro zpracování účetnictví včetně popisu organizace, podmínek, povinnosti, odpovědnosti a pravomoci v jednotlivých pracovních činnostech.

Směrnice by se měly stát součástí běžné činnosti účetní jednotky, měly by se jimi řídit jednotliví zaměstnanci na jednotlivých pracovních pozicích. Zákonné předpisy je nenařizují, ale pouze se na ně odvolávají (např. zákon č. 586/1992 Sb., o daních z příjmů, ve znění platných předpisů, v § 9 odst. 8, § 24 odst.2, písm.j).

Vnitropodnikové směrnice, které sestaví zkušený účetní pracovník při vzniku účetní jednotky, jsou neustále se měnící soubor daných pravidel, které musí mít zapracovanou platnou legislativu, dle které se postupuje při zpracování účetnictví. Může se stát, že v průběhu účetního období dojde i k několika novelám jednotlivých zákonů, je proto třeba tyto novely, v okamžiku jejich účinnosti zapracovat do platných účetních směrnic.

Kvalitně vypracované vnitropodnikové směrnice umožní snadněji provádět vnější i vnitřní kontrolu hospodaření a účetnictví jak ze strany auditorů, daňových poradců, tak i finančního úřadu, pro které jsou vnitropodnikové směrnice znakem důvěryhodnosti. Účetní jednotka již prostřednictvím svých směrnic má zájem na tom, aby účetnictví podávalo věrný a poctivý obraz a vedení účetnictví bylo správné, úplné a průkazné.

Praxe potvrzuje skutečnost, že pokud jsou při kontrole účetnictví předloženy dobře zpracované vnitřní směrnice, probíhá kontrola daleko rychleji a plynuleji. Správné odůvodnění zvoleného postupu pomocí směrnice může zabránit i případným sankcím...

A jak by měla taková směrnice vypadat a co by měla obsahovat?


1. Zákonné předpisy

Zákonné předpisy určují pouze obecná pravidla. Tyto pravidla si účetní jednotka sama implementuje do svých vnitřních směrnic a tímto způsobem zapracovává zákonné předpisy na konkrétní podmínky, které jsou pro každou účetní jednotku specifické.

Při zpracování účetnictví je třeba se řídit mnoha zákony, vyhláškami a standardy. Jelikož je obtížné všechny vyjmenovat, je třeba upozornit alespoň na ty základní zákonné předpisy v platném znění, které musí účetní jednotka dodržovat:

Zákon č. 563/1991 Sb., o účetnictví, zákon č. 586/1992 Sb., o daních z příjmů, zákon č. 593/1992 Sb., o rezervách pro zjištění základu daně z příjmů, zákon č. 16/1993 Sb., o dani silniční, zákon č. 235/2004 Sb., o dani z přidané hodnoty, zákon č. 353/2003 Sb., o spotřebních daních, zákon č. 280/2009 Sb., daňový řád, zákon č. 139/2011 Sb., o platebním styku, zákon č. 254/2004 Sb., o omezení plateb v hotovosti, zákon č. 262/2006 Sb., zákoník práce, zákon č. 89/2012 Sb., občanský zákoník, zákon č. 90/2012 Sb., zákon o obchodních korporacích, zákon č. 77/1997 Sb., o státním podniku, vyhláška č. 500/2002 Sb., kterou se provádějí některá ustanovení zákona č. 563/1991 Sb., České účetní standardy pro podnikatele, Pokyny MF ČR řady D, Pokyny GFŘ řady D...


2. Úkol vnitropodnikové směrnice

Rozpracovat jednotlivé činnosti a procesy účetní jednotky tak, aby bezproblémově fungovaly řídící vztahy a byla pojmenovaná a daná konkrétní odpovědnost zaměstnancům.

Upravit veškeré činnosti firmy ve vztahu k právním předpisům a definovat typické činnosti, které jsou pro účetní jednotku specifické.

Konkretizovat a stanovit sazby a limity dle platných právních předpisů pro účetní jednotku.


3. Zásady pro vytváření a úpravu směrnic

Směrnice musí být logická, přehledná, stručná, text musí být srozumitelný a jednoznačný.

Směrnice musí řešit, pojmenovat a charakterizovat všechny vymezené postupy a to jednoznačně, bez zbytečného opakování.

Směrnice musí obsahovat označení, datum nabytí platnosti a dobu její účinnosti.

Směrnice musí být pravidelně aktualizována dle legislativních změn.

Směrnice by měla obsahovat odkaz na aktuální používaný software.

Ve směrnici je třeba uvést konkrétní osobu zodpovědnou za její tvorbu a aktualizaci.

Při tvorbě směrnice je nutno dodržet veškeré právní předpisy.


4. Názvy a číslování směrnice

Vnitropodnikové směrnice lze nazývat různými názvy a je pouze na účetní jednotce, jaké označení si zvolí. Účetní jednotka si může zvolit mezi následujícími názvy:

  • Směrnice
  • Vnitřní směrnice
  • Organizační směrnice
  • Rozhodnutí
  • Metodický pokyn
  • Oběžník
  • Příkaz ředitele (hlavního účetního)

Velké účetní jednotky často používají dokonce několik názvů písemností, dle povahy a důležitosti. Např. směrnice je vnitropodnikovým předpisem s nejvyšší důležitostí. Naproti tomu pokyn je vydáván pro jednorázové a nahodilé akce jako je třeba pokyn ke zpracování roční účetní závěrky.

Ať už si účetní jednotka zvolí jakýkoliv název je nutno pamatovat, že se jedná o závaznou normu, v níž si účetní jednotka stanoví metody a postupy, kterými se v průběhu daného účetního období musí řídit. Pokud se rozhodne účetní jednotka pro jednotlivé označení svých vnitřních písemností, měla by v tomto označení dále pokračovat. Nově vydávané směrnice by měly být číslovány vzestupně a měly by obsahovat rovněž účetní období, ke kterému se vztahují.


5. Náležitosti vnitropodnikové směrnice

Tvorba vnitropodnikových směrnic představuje dosti rozsáhlou a časově náročnou práci. Proto je velmi vhodná spolupráce s auditorem, daňovým poradcem, ekonomem, majitelem nebo jednatelem. Zde bych kladla zvlášť velký důraz na spolupráci s majitelem nebo jednatelem.

Každá účetní jednotka má svá specifika, ke kterým je třeba přihlédnout při zpracování vnitropodnikové směrnice. Malá účetní jednotka se zaměřením na obchodní činnost, nebude podrobně popisovat přesun zboží mezi filiálkami, které nemá a naopak velká účetní jednotka, zabývající se výrobou nesmí opomenout řádně popsat výrobní proces s jednotlivými cykly.

Je důležité mít na paměti skutečnost, zda v účetní jednotce existují normy ISO, které mají svůj vlastní režim podléhající auditu. Pokud ano, potom účetní jednotka má povinnost se řídit těmito normami i při vydávání a aktualizaci vnitropodnikových směrnic.

5.1 Záhlaví vnitropodnikové směrnice

Vnitropodnikové dokumenty účetní jednotky by měly zachovávat jednotnou grafickou úpravu, tj. hlavičku či záhlaví. Tyto údaje jsou nutné, aby nedošlo ke zpochybnění směrnice, její platnosti nebo doby její účinnosti. Současně slouží i k identifikaci materiálu, který směrnice popisuje.

Základní údaje, které by hlavička měla obsahovat:

  • Název a sídlo účetní jednotky
  • Název písemnosti a jednoznačné číselné označení
  • Vlastní název směrnice – identifikace a rozlišení vlastního obsahu
  • Schválení

Informace, které jsou dále doporučovány uvádět v záhlaví vnitropodnikových předpisů:

  • Revize
  • Účinnost
  • Rozdělovník
  • Vydal
  • Přílohy

Úvodní ustanovení vnitropodnikové směrnice

Obsahuje obvykle odkazy na zákonné předpisy, k nimž je daná směrnice vydávána. Je vhodné, aby směrnice obsahovala citaci příslušných předpisů. Je-li citace obsažena ve vnitropodnikové směrnici, nemusí jednotliví zaměstnanci hledat v zákonných předpisech.


Závěrečná ustanovení

  • Závaznost pro určité pracovní úseky a zaměstnance
  • Platnost a účinnost
  • Zrušovací ustanovení – vyjmenovává směrnice, které se vydáním této směrnice ruší nebo mění; je-li měněna pouze část, je nutno tuto skutečnost zde uvést
  • Zvláštní pověření – je zde vymezeno, kdo je povinen kontrolovat dodržování směrnice
  • Ustanovení o přílohách

5.2 Zápatí vnitropodnikových směrnic

Je stejně důležité jako záhlaví, často však bývá považováno za zbytečné

Základní údaje, které by zápatí mělo obsahovat:

  • Datum a místo vydání
  • Změněné stránky
  • Počet stránek a konkrétní číslo stránky – patří mezi nepostradatelné údaje. Např. směrnice k oběhu účetních dokladů mohou obsahovat rozsáhlé diagramy, bez údaje o čísle stránky, lze jednotlivé strany snadno zaměnit.

5.3 Vlastní obsah vnitropodnikové směrnice

Účetní jednotka do své vnitropodnikové směrnice uvádí jen ty části směrnice, které jsou pro ni aktuální a pro kterou má konkrétní náplň. Můžeme říci, že směrnice lze rozdělit na dvě skupiny:

Skupina, jejíchž tvorba vychází z platné legislativy, i když nepřímo

  • systém zpracování účetnictví
  • účtový rozvrh
  • kompetence a podpisové záznamy
  • oběh účetních dokladů
  • archivace účetních dokladů
  • účetní závěrka
  • dlouhodobý majetek, odpisový plán
  • zásoby
  • pokladna
  • zásady pro časové rozlišení nákladů a výnosů
  • cizí měny a kurzové rozdíly
  • pracovní cesty a poskytování cestovních náhrad
  • inventarizace
  • opravné položky
  • rezervy
  • konsolidační pravidla
  • deriváty

Skupina, která slouží k usnadnění organizace a uskutečňování jednotlivých činnosti ú. j.



6. Chyby, kterých se dopouští účetní jednotky při sestavování směrnic

Mezi ty nejběžnější patří, že účetní jednotka nemá vůbec vnitropodnikové směrnice, nebo je má, ale ne v aktuálním stavu, byly vytvořeny při vzniku účetní jednotky a za celou dobu existence nebyly novelizovány.

Formální nedostatky

  • Není sjednoceno názvosloví, a výklad pojmů, vyskytují se zastaralé pojmy.
  • Směrnice nejsou systematicky a logicky a přehledně uspořádány.
  • Směrnice by měly být zpracovány stručně, jasně a výstižně, ne vždy je požadavek dodržen.
  • Směrnice neobsahuje nabytí účinnosti, není určena konkrétní osoba zodpovědná za tvorbu a aktualizaci směrnic.
  • Směrnice obsahují spoustu zkratek, které nejsou v ní řádně vysvětleny, dále popisují oblasti, které se v účetní jednotce nevyskytují (např. prodej zboží, když se účetní jednotka specializuje na nájem prostor a zboží nenakupuje).
  • Směrnice nezahrnují oblasti, které účetní jednotka vykonává, např. archivaci dokladů.
  • Směrnice nejsou pravidelně novelizovány v souvislosti s novelami zákonných předpisů.
Příklad jednoduché směrnice k účetní závěrce

7. Doporučení

Mimo základních oblastí, je vhodné do vnitropodnikových směrnic zapracovat další oblasti. Záleží na velikosti každé jednotlivé účetní jednotky. Do vnitropodnikové směrnice můžeme zahrnout např.:

  • vnitřní mzdový předpis
  • používání firemních motorových vozidel (pokud není součástí směrnice o cestovném)
  • účtování na podrozvahových účtech ČUS 001, bod 2.3 Podrozvahové účty, které vyjmenovávají co se na nich sleduje:
    Přijatá depozita a hypotéky, najatý a propachtovaný majetek, majetek přijatý do úschovy, zásoby přijaté ke zpracování, směnky k inkasu použité k úhradě do doby jejich splatnosti...
  • poskytování ochranných pracovních pomůcek
  • poskytování slev a bonusů
  • organizaci vnitropodnikového účetnictví

Každá účetní jednotka musí mít zpracovánu svoji vnitropodnikovou směrnici, kterou se bude řídit při zpracování svého účetnictví; to tedy znamená, že účetní jednotkou, je ta, která účtuje na základě zákona o účetnictví – právnické nebo fyzické osoby.



Směrnice pro OSVČ

Osoby samostatně výdělečně činné, pokud vedou daňovou evidenci, tedy nevedou účetní evidenci, by měly mít také sestaveny své vnitropodnikové směrnice. Podle těchto směrnic budou postupovat při vedení daňové evidence tak, jak ji ukládá zákon 586/1992 Sb. o daních z příjmů v § 7b.

Zpravidla se jedná o drobné živnostníky s drobnými provozovnami, např. kadeřnice, obchodnice, automechanik, ale i tito jsou stejně jako účetní jednotky povinny dodržovat zákonné předpisy.

Vnitropodniková směrnice může být zpracována velmi stručně prostřednictvím bodů a lze využít přílohy k jednotlivým bodům směrnice. Tyto směrnice by měly minimálně obsahovat:

  • inventarizace - pokyny pro provádění inventarizace
  • seznam knih daňové evidence (peněžní deník, kniha pohledávek, kniha závazků, kniha majetku)
  • seznam číselných řad dokladů
  • oběh dokladů
  • seznam číselných zkratek a znaku použitých v DE při jejím zpracování (obdoba účetního rozvrhu u účetních jednotek)
  • archivní řád - kde a jak bude archivována DE
  • způsob přepočtu kursů u cizích měn
  • stanovení částky cestovného a používání vozidel pro pracovní cesty
  • výkaz o majetku a závazcích
  • výkaz o příjmech a výdajích
Příklad jednoduché směrnice DE

Zpět na úvodní stránku

© 2013 • Vladimír Lukáš